مهارت های مدیریت زمان برای هر کسی که سعی در افزایش بهره وری خود دارد، حیاتی است. اما از کجا شروع کنیم؟ در ما مقاله مدیریت زمان ما چهار جزء مدیریت زمان را بیان می کنیم: برنامه ریزی، برنامه ریزی، نظارت و کنترل. اگر به شما بگویم یک تکنیک مدیریت زمان وجود دارد که هر چهار مورد را به طور همزمان اجرا می کند و هم تعمیر و نگهداری پایینی دارد و هم فناوری پایینی دارد، چه؟ به تکنیک پومودورو خوش آمدید.
تکنیک پومودورو چگونه کار می کند
تکنیک پومودورو یک روش مدیریت زمان است که توسط مشاور تجاری فرانچسکو سیریلو در دهه 1980 توسعه یافت. این نام از کلمه ایتالیایی گوجه فرنگی گرفته شده است، زیرا او در ابتدا از یک تایمر آشپزخانه به شکل گوجه فرنگی استفاده می کرد. سیریلو از این تکنیک در دانشگاه برای انجام کارهایش استفاده کرد. از آن زمان، به طور گسترده ای در دنیای تجارت پذیرفته شده است و ده ها برنامه و وب سایت آمد تا آن تایمر آشپزخانه را جایگزین کند.
پس چگونه کار می کند؟
کار ساده ای است که می خواهید انجام دهید (مثلاً رفع اشکال خاص یا نوشتن یک پست وبلاگ)، یک تایمر را برای 25 دقیقه تنظیم کنید، و تا زمانی که زمان سنج به پایان برسد، روی آن کار کنید. اگر می‌خواهید به مدرسه قدیمی بروید، می‌توانید از یک تایمر آشپزخانه به شکل گوجه‌فرنگی استفاده کنید، اما اگر در یک دفتر باز کار می‌کنید، ممکن است این بهترین ایده نباشد.
وقتی این 25 دقیقه تمام شد، تایمر را روی پنج دقیقه تنظیم کنید. تو اون پنج دقیقه چیکار میکنی؟ استراحت کنید.
میدانم. فقط بعد از 25 دقیقه کار استراحت کنید؟ تنبل به نظر می رسد. اما به این فکر کنید که چقدر 25 دقیقه را کاملاً روی یک کار متمرکز می کنید. بدون پیام Slack. بدون سرگردانی در فیس بوک. بدون چت با همکاران فقط وظیفه در دست است. وقتی آن استراحت فرا می رسد، شما قبلاً کارهای زیادی انجام داده اید و برای آن استراحت آماده هستید. پاهای خود را دراز کنید، چند جک پرش انجام دهید یا از مارک بپرسید آخر هفته او چگونه بوده است.
اما هنگامی که تایمر خاموش شد، برای یک جلسه 25 دقیقه ای دیگر دوباره در مخزن هستید. اگر انجام نشد می‌توانید به کار روی همان کار ادامه دهید یا اگر انجام شد به کار دیگری بروید.
فقط مطمئن شوید که هر 25 دقیقه یک تکه کاغذ را بررسی کنید. چرا؟ پس از هر چهار جلسه کاری 25 دقیقه ای، شما حق استراحت طولانی تری دارید. این استراحت طولانی می تواند بین 15 تا 30 دقیقه باشد. این زمانی است که استراحت کنید، ناهار بخورید یا به مارک بگویید چگونه مال شما آخر هفته بود
پس از آن وقفه طولانی، کل فرآیند را از نو شروع می کنید. در اینجا به نظر می رسد:
کار – 25 دقیقه
استراحت – 5 دقیقه
کار – 25 دقیقه
استراحت – 5 دقیقه
کار – 25 دقیقه
استراحت – 5 دقیقه
کار – 25 دقیقه
یک استراحت طولانی
تکرار
و این خیلی ساده است، درست است؟
اگر پیگیری این موضوع کمی پیچیده به نظر می رسد، فقط بدانید که موارد زیادی وجود دارد برنامه ها و وب سایت ها که به شما امکان می دهد تایمر Pomodoro را بدون دردسر زیاد تنظیم کنید – اگر در دفتر کار می کنید بهترین گزینه هستند.
حالا بیایید ببینیم چرا کار می کند.
3 دلیل برای اینکه تکنیک پومودورو کار می کند
شما را متمرکز نگه می دارد
با انتخاب کار خود قبل از شروع و دادن 25 دقیقه به خود برای تمرکز روی آن، دو مورد از مهم ترین چیزها در مورد مدیریت زمان را انجام می دهید: برنامه ریزی و زمان بندی. همچنین یک بهانه عالی برای رفتن به حالت فوکوس است، فقط مطمئن شوید که به همکاران خود اطلاع دهید که مزاحم شما نشوند.
از آنجایی که شما برای هر 25 دقیقه یک کار تعیین می کنید، از ورود هر کار دیگری و پرت کردن حواس شما جلوگیری می کنید. بنابراین، اگر لیست بزرگی از کارهایی که باید انجام دهید با وظایف متنوعی در اختیار دارید، این تکنیک به شما کمک می‌کند تا تلاش‌های خود را به جای پراکنده کردن خود بر روی بسیاری از چیزها (و انجام هیچ کاری) متمرکز کنید.
هنگامی که در اعماق مخزن هستید – و وظیفه شما بسیار طاقت فرسا است – همیشه این وسوسه وجود دارد که حواس خود را با چیز دیگری پرت کنید (مانند گیف های خنده دار که همکارانتان مدام در Slack پست می کنند). با استفاده از تکنیک پومودورو، برای هر کار یک نقطه شروع و پایان تعریف شده به خود می دهید. این بدان معنا نیست که تمام وظایف شما فقط 25 دقیقه طول می کشد. هیچ چیز شما را از استفاده از چندین دوره کاری 25 دقیقه ای برای یک کار باز نمی دارد. این فقط در مورد تقسیم کار شما به قطعات کوچکتر و قابل کنترل تر است.
در زندگی روزمره من به عنوان یک کپی رایتر بازاریابی برای Unito، تکنیک Pomodoro در انجام کار من بسیار ارزشمند است. روزهای من شامل کار بر روی پست های وبلاگ، بررسی مجدد نسخه تولید شده توسط تیم های دیگر، و ویرایش هر نسخه برای بقیه تیم بازاریابی است. و این همه جلسات را به حساب نمی آورد. اگر به خودم اجازه بدهم از کاری به کار دیگر بپرم، هرگز کاری از دستم برنمی‌آید. با استفاده از تکنیک پومودورو، می توانم به هر کار زمان لازم را بدهم. این از منطق پیروی می کند روش تک کار در پست قبلی توضیح دادیم
کار ساختاریافته به شما کمک می کند کارهای بیشتری انجام دهید
اگر در مورد مدیریت زمان جدی هستید، باید دو کار انجام دهید: از قبل برنامه ریزی کنید و به گذشته نگاه کنید. قبل از شروع روز باید بدانید که قرار است چه کاری انجام دهید. سپس در پایان روز باید به آنچه انجام دادید نگاه کنید.
از آنجایی که تکنیک پومودورو از قبل به شما کمک می کند تا روی یک کار در یک زمان تمرکز کنید، می توانید آنها را از قبل برنامه ریزی کنید.
اما اجازه دهید به شما بگویم چگونه این کار را انجام می دهم.
در Unito از a استفاده می کنیم زد و خورد ناهمزمان روزانه برای برنامه ریزی روزهای خود و دریافت ایده ای از آنچه که دیگران روی آن کار می کنند. من این کار را اول صبح انجام می‌دهم، بنابراین همیشه روزم را با دانستن کارهایی که باید انجام دهم شروع می‌کنم. سپس از تکنیک پومودورو استفاده می کنم تا مطمئن شوم زمان زیادی را برای یک کار صرف نمی کنم و بقیه را نادیده می گیرم.
چطور آن را انجام دهم؟
هر بار که در پایان یک دوره کاری 25 دقیقه ای چک می کنم، یادداشت کوچکی در مورد کارهایی که آن زمان را صرف انجام آن کرده ام می نویسم. بنابراین اگر در حال کار بر روی یک پست وبلاگ در مورد تکنیک پومودورو هستم، “Pomodoro” را در کنار نشانک خود خواهم نوشت. اگر من در حال ویرایش کپی برای وب سایت خود هستم، «کپی وب سایت» را می نویسم.
همانطور که روز پیش می‌رود – و علامت‌ها روی هم جمع می‌شوند – به خوبی متوجه می‌شوم که روزم را روی چه چیزی می‌گذرانم. شاید این پست وبلاگ کمی بیشتر از حد انتظار طول بکشد و من باید قبل از تمام شدن زمان به کار دیگری بروم.
سپس، در پایان روز، به کارهایی که انجام دادم نگاه می کنم و بررسی می کنم که آن زمان را چگونه گذرانده ام. من اساساً تکنیک پومودورو را از یک ابزار تمرکز خالص به آن تبدیل می کنم ابزار ردیابی زمان. با این “داده” می توانم به نحوه کارم برای افزایش بهره وری خود بپردازم. شاید بهتر باشد به جای بعدازظهر، پست های وبلاگ را صبح بنویسم. یا شاید نباید در روزی که کارهای ویرایشی زیادی برای انجام دادن دارم، یک پست وبلاگ را برنامه ریزی کنم.
با این ترفند کوچک، تکنیک Pomodoro جنبه نظارت و کنترل مدیریت زمان را انجام می دهد و پیش نیازهای ما را برای کامل کردن کامل می کند. روش مدیریت زمان
اما هنوز بهترین قسمت آن را نشنیده اید.
به جلوگیری از حواس پرتی کمک می کند
در نگاه اول، یک استراحت 5 دقیقه ای هر نیم ساعت، چندان سازنده به نظر نمی رسد.
اما بیایید صادق باشیم. همه ما پرت می شویم. بسته به اینکه کدام مطالعه بخوانید، یک کارگر متوسط تنها بین سه تا شش ساعت در یک روز کاری معمولی هشت ساعته بهره‌وری دارد. ما رسانه های اجتماعی خود را بررسی می کنیم، اخبار را می خوانیم، در کنار قهوه ساز و مواردی از این دست می نشینیم.
بنابراین اکنون که پذیرفته ایم این عوامل حواس پرتی وجود دارند – و آنقدر صادق هستیم که بپذیریم همه ما تسلیم آنها هستیم – چگونه تکنیک پومودورو می تواند کمک کند؟
نه تنها با در نظر گرفتن حواس پرتی ساخته شده است، بلکه آنها را در یک مکان گرد هم می آورد.
این دوره پنج دقیقه ای استراحت برای انجام تمام کارهایی است که معمولاً حواس شما را پرت می کند. ایمیل خود را بررسی کنید، وارد فیس بوک شوید، هر کاری که نیاز دارید انجام دهید تا سر خود را پاک کنید و برای کار بعدی خود آماده شوید.
با Pomodoro، شما فقط برای کارهای خود برنامه ریزی نمی کنید، بلکه برنامه هایی را برای حواس پرتی خود برنامه ریزی می کنید. شما این فرصت را به خود می دهید تا بهره وری خود را در اطراف این حواس پرتی اجتناب ناپذیر به حداکثر برسانید. این بدان معنی است که شما دقیقا می دانید چقدر زمان مفید دارید و بهتر می توانید تصمیم بگیرید که با آن چه کار کنید.
شما با روز کاری واقعی خود کار می کنید. آن چیزی که شما می خواهید نیست.
آماده اید تکنیک پومودورو را امتحان کنید؟
این تکنیک پومودورو به طور خلاصه است. 25 دقیقه کار، 5 دقیقه استراحت. چهار بار تکرار کنید، ناهار استراحت کنید. این کار را تا زمانی ادامه دهید که برای آن روز به خانه بروید.
این تکنیک را امتحان کنید و ببینید بهره وری شما چگونه رشد می کند.
سوالات متداول در مورد تکنیک پومودورو
5 مرحله در تکنیک پومودورو چیست؟
تکنیک پومودورو بسیار ساده است. تنها چیزی که نیاز دارید یک تایمر و این پنج مرحله است:
- وظیفه ای را که می خواهید روی آن کار کنید انتخاب کنید: بهتر است کار شما در حدود 25 دقیقه تکمیل شود، هرچند که چند پومودورو را با هم به کار ببرید تا آن را انجام دهید.
- 25 دقیقه بدون حواس پرتی کار کنید: تایمر را روی 25 دقیقه تنظیم کنید و دست به کار شوید! سعی کنید همه حواس‌پرتی‌های احتمالی، از شبکه‌های اجتماعی گرفته تا چت کردن با همکاران را حذف کنید.
- پنج دقیقه استراحت کنید: پس از خاموش شدن تایمر، آن را برای پنج دقیقه تنظیم کنید و کمی استراحت کنید. بلند شوید، راه بروید و ذهن خود را از هر کاری که روی آن کار کرده اید دور کنید.
- سه بار دیگر تکرار کنید: یک کار را انتخاب کنید و 25 دقیقه کار کنید و بعد از هر جلسه کاری به جز جلسه آخر، پنج دقیقه استراحت کنید.
- استراحت طولانی تری داشته باشید: پس از انجام چهار جلسه کاری، زمان استراحت 15 تا 30 دقیقه ای است. اگر در دفتر کار می کنید، معمولاً همینطور است
آیا تکنیک پومودورو واقعا کار می کند؟
این است، اگرچه ممکن است برای همه نباشد. اما اگر شما مانند 82 درصد کارمندان کسانی که از هیچ روش مدیریت زمان استفاده نمی کنند، استفاده از تکنیک پومودورو یک راه عالی برای مقابله با روز کاری شما است.
پس چرا کار می کند؟ این به شما کمک می کند به جای همه کارهای دیگر روی یک کار تمرکز کنید، به این معنی که می توانید کارهای بیشتری را بدون احساس خستگی انجام دهید. استراحت های منظم به این معنی است که در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام می دهید، حفظ سطح بالاتر تمرکز در طول زمان.
چرا پومودورو فقط 25 دقیقه است؟
پاسخ کوتاه؟ این دقیقا همان چیزی است که خالق این تکنیک، فرانچسکو سیریلو، تصمیم گرفت. دلیل خاصی فراتر از آن وجود ندارد. سایر روش های مدیریت زمان ممکن است جلسات کاری تا یک ساعت داشته باشند و ممکن است برای برخی افراد بهتر عمل کنند. اما یک جلسه 25 دقیقه ای کار متمرکز، شروع خوبی برای کسانی است که تازه به این روش های مدیریت زمان می پردازند.
