وبلاگ

TaskClone وظایف و رویدادهای تقویم را از یادداشت های دیجیتال شما جمع آوری می کند. به طور خودکار آنها را در مدیر وظیفه دیجیتال و تقویم شما قرار می دهد. معجزه است!

بیایید با اصل شروع کنیم و به سراغ ابزار برویم. زندگی ما شامل یادداشت برداری است:

• طی یک تماس تلفنی
• در طول جلسات
• در طول یک کنفرانس یک به یک
• در طول جلسات کاری
• در حین خواندن کتاب

ابزار یادداشت برداری می تواند کاغذ باشد. ابزار یادداشت برداری می تواند دیجیتالی باشد. مفهوم همان است.

در هر دو مورد، احتمالاً وظایف جدیدی ایجاد می شود. رویدادهای تقویم جدید را می توان ایجاد کرد.

اصل ساده است

وظایف و قرار ملاقات ها را در یادداشت ها ثبت کنید. انجام ندهید برای افزودن چیزی به تقویم یا فهرست کارها، ابزار کاغذی را به جلو و عقب برگردانید. شما درگ را وارد سیستم خود می کنید. شما سعی می کنید چندین کار را همزمان انجام دهید. شما فشار زمان را معرفی می کنید. در مورد آن فکر کنید: شما سعی می کنید این موارد را در جای مناسب قرار دهید، آنها را به درستی و کامل بیان کنید و همچنین به جلسه توجه کنید. و شانس خوبی برای خطا ایجاد می کنید.

پس به جای آن چه می کنید؟

آن وظایف و رویدادهای تقویم را در متن یادداشت‌ها قرار دهید، یک علامت کوچک در مقابل آن موارد قرار دهید و ادامه دهید. شما می توانید با آگاهی کامل از اینکه این موارد را در یادداشت های خود ثبت کرده اید، در جلسه شرکت کنید.

بلافاصله پس از این رویداد، می توانید مستقیماً به رویداد دیگری بروید. بعضی روزا همینطوره همه چیز خوب است. شما می توانید به طور کامل در آنجا حضور داشته باشید و نگران یادداشت های خود نباشید.

کلید این است…

بعداً در روز، وقتی گرد و غبار نشست، تمام یادداشت هایی را که ساخته اید مرور کنید. همه چیز مبهم را پاک کنید وظایف و قرار ملاقات هایی که نوشته اید را ببینید. آیا موارد دیگری وجود دارد که بخواهید اضافه کنید؟

سپس آن وظایف را در لیست کارها و قرار ملاقات ها را در تقویم وارد کنید. اما یک نکته خوب دیگر شامل یک نکته مهم دیگر است. باید بین وظایف یا رویدادهای تقویم و یادداشت‌هایی که از آنجا منشا گرفته‌اند، پیوندی برقرار کنید. داشتن یادداشت زمینه را اضافه می کند. دنیای برنامه ریزان کاغذی راه آسانی برای پرداختن به این اصل ارائه می دهد. در پرانتز، تاریخ ثبت یادداشت ها را اضافه کنید. وقتی زمان تکمیل کار یا شرکت در رویداد فرا می رسد، یک پیوند فوری به یادداشت ها دارید.

در اینجا موازی دیجیتال … با TaskClone است

اکنون که اصل را دارید، بیایید نگاهی به ابزار بیندازیم. آنچه در اینجا بحث می کنیم در موارد زیر قابل اجرا است:

• برای یادداشت دیجیتالی از Evernote، OneNote یا Notion استفاده می کنید

و

• شما از یک مدیر وظیفه دیجیتال و/یا یک تقویم دیجیتال استفاده می کنید

من از TaskClone استفاده می کنم تا یادداشت های خود را قابل اجرا کنم. TaskClone همه وظایف موجود در یادداشت را پیدا و کپی می کند. وظایف را در لیست کارهای دیجیتالی من قرار می دهد. TaskClone همچنین رویدادها را در تقویم جستجو می کند و آنها را در تقویم من قرار می دهد.

برای نشان دادن، بیایید چهار سناریو را در نظر بگیریم:

• چگونه وظایف را برای خودم انجام می دهم
• وظایفی که می خواهم به یکی از اعضای تیم محول کنم،
• رویدادهایی که می خواهم در تقویم اصلی خود قرار دهم
• رویدادهایی که می خواهم در هر تقویم دیگری که ممکن است داشته باشم قرار دهم

خواهید دید که چگونه همه آنها را بدون ترک یادداشت وارد کنید.

در طول جلسه، قول می‌دهم با باب تلفنی تماس بگیرم تا به‌روزرسانی یک پروژه را به او بدهم.

در اینجا چیزی است که به محض وقوع این فکر در یادداشت ها یادداشت می شود:

مدیر وظیفه من یاد شیر است. این نرم افزار دستورات خاصی را به من می دهد که تاریخ و سایر ویژگی ها را تعیین می کند.

فرض کنید تماس تلفنی در صبح روز 18 اردیبهشت انجام شود. اطلاعات زیر را در یادداشت ها قرار دهید:

بیایید آن را تجزیه کنیم…

نماد مراقبت در به یاد داشته باشید شیر نشان می دهد تاریخ سررسید. بنابراین ^5/7 این وظیفه را در تاریخ 7 می تعیین خواهد کرد. علامت تعجب سطح اولویت را نشان می دهد. در سیستمم، از اولویت استفاده می‌کنم تا تعیین کنم کدام قسمت از روز وظیفه را اجرا کنم.

• اولویت 1 “Fab 5” من است، 5 کار مهم روز.
• اولویت 2 برای کارهایی است که می خواهم صبح ببینم.
• اولویت 3 برای تکالیف بعدازظهر است
• بدون اولویت برای تکالیف عصر است.

به طوری که 2 نشان می دهد که من می خواهم این تماس را در صبح برقرار کنم.

هشتگ به کار یک برچسب می دهد. در این مورد، تماس تلفنی است.

لیست امروز من به طور خودکار کارهایی را که سررسید امروز یا عقب افتاده هستند نشان می دهد. همچنین وظایف را بر اساس اولویت مرتب می کند. در هر اولویت، وظایف بر اساس برچسب مرتب می شوند.

این توافق نامه، برای مثال، تمام تماس های تلفنی صبح را جمع آوری می کند. گروه بندی وظایف امکان اجرای سریعتر را فراهم می کند.

وظایف اغلب به اطلاعات کمی در دست نیاز دارند. دو اسلش اطلاعاتی را نشان می دهد که در بخش یادداشت های تکلیف قرار می گیرد. هر آنچه که بعد از اسلش ظاهر می شود به طور خودکار در این بخش یادداشت ها پر می شود.

بیایید به یاد The Milk برویم و ببینیم چگونه به نظر می رسد

وظیفه ظاهر می شود. مهلت در سمت راست با خاکستری روشن ظاهر می شود.

خط عمودی آبی تیره در سمت چپ اولویت دارد.

• قرمز اولویت 1 است
• آبی تیره اولویت 2 است
• آبی کمرنگ اولویت 3 است
• خاکستری اولویت نیست

وظیفه دارای یک برچسب است تلفن. سه خط افقی در سمت راست نشان می دهد که کار یک یادداشت ضمیمه شده است.

برای جزئیات بیشتر روی کار کلیک می کنیم.

پنجره ای باز می شود. یادداشت پیوست اکنون قابل مشاهده است. اما ببینید چه چیزی را در آن می بینید یکی دیگر یادداشت پیوست: دو لینک هر کدام به یادداشت اصلی در Evernote پیوند دارند. این مفهوم برای OneNote یا Notion به همین صورت عمل می کند. یک پیوند یادداشت را در Evernote Web باز می کند و دیگری یادداشت را در نسخه دسکتاپ Evernote باز می کند.

اصل همان چیزی است که چندین دهه پیش با برنامه ریز کاغذم استفاده کردم. سیستم دیجیتال، با استفاده از TaskClone، فرآیند را خودکار می کند.

حالا به یادداشت های جلسه برگردیم.

یادداشت های جلسه اغلب شامل تاریخ هایی برای رویدادهای تقویم آینده است. TaskCloneI آنها را به همان شیوه اداره می کند.

عنوان جلسه را بررسی کنید. تاریخ را در قالب: MM-DD-YYYY و زمان شروع جلسه وارد کنید.

یک سوال… چگونه TaskClone متوجه می شود که این یک قرار ملاقات تقویمی است و یک کار لیست کار نیست؟ پس از همه، هر دو با تیک شروع می شوند. پاسخ اضافه کردن یک «نشان» است. بیشتر در مورد آن بعدا.

در پایان جلسه، نماد لوله، علامت بزرگتر و نام انتخاب شده برای موارد تقویم را اضافه کنید. من از حروف “gc” استفاده می کنم زیرا باعث می شود به “تقویم Google” فکر کنم.

بیایید عنصر سوم را اضافه کنیم. من بیش از یک تقویم در تقویم Google خود دارم. من تقویم اصلی خود را دارم که نشان می دهد کجا باید باشم. من یکی دیگر به نام “FYI” دارم. این تقویم شامل رویدادهایی است که من در آنها شرکت نمی کنم اما می خواهم بدانم وجود دارند. به عنوان مثال، در طول جلسه متوجه شدم که هفته آینده یک رژه خواهد بود. این رژه بر ترافیک منطقه من تأثیر می گذارد. این رویداد کاندیدای خوبی برای تقویم اطلاعاتی است تا بتوانم برنامه ریزی کنم.

بیایید به مثال دیگری نگاه کنیم.

من می خواهم یک کار را به دیگری محول کنم. شاید از Evernote استفاده کنند. شاید آنها این کار را نمی کنند. شاید آنها از Remember The Milk استفاده کنند. شاید آنها این کار را نمی کنند. تا زمانی که از یک مدیر وظیفه استفاده می کنند که به من امکان ارسال ایمیل در آن را می دهد، مهم نیست. در یک لحظه بیشتر در مورد آن

کار را دقیقاً همانطور که باید در لیست وظایف اعضای تیم ظاهر شود بنویسید. در این مثال، وظیفه در روز جمعه برای عضو تیم ظاهر می شود. اولویت از بالا اولویت آن را در صدر فهرست قرار می دهد.

سوال این است: چه چیزی باعث می شود که کار در لیست کارهای طرف مقابل ظاهر شود و من نه؟ پاسخ “قرار ملاقات” است

در این مورد، تعیین است rtmc. باعث می شود به “شیر را به خاطر بسپار” و نام یکی از اعضای تیمم که نامش با “C” شروع می شود فکر کنم.

شما می توانید به هر تعداد از اعضای تیم که دوست دارید وظایف محول کنید. فقط یک لینک یکبار مصرف برای هر یک از اعضای تیم ایجاد کنید.

یک میانبر ساده

یک چک باکس قبل از هر کار و قرار در تقویم قرار دارد. شما یک میانبر صفحه کلید آسان برای ایجاد آنها دارید.

براکت چپ، براکت راست و فاصله را فشار دهید. وقتی فاصله را می زنید، براکت های تایپ شده فیلد را تشکیل می دهند.

بنابراین چگونه می‌توانید موارد را در TaskClone تنظیم کنید تا آن را به انجام کاری که در اینجا می‌بینید وادار کنید؟

با ایجاد یک حساب کاربری در TaskClone.com.

شما باید “پیوندها” را اضافه کنید. پس از کلیک بر روی دکمه “افزودن پیوندها” در گوشه سمت راست بالا، از شما خواسته می شود که انتخاب کنید از کدام برنامه یادداشت استفاده می کنید. همچنین مجوزهایی برای TaskClone برای دسترسی به آن اضافه خواهید کرد.

همانطور که روی آیتم های منو کار می کنید، از شما خواسته می شود که به TaskClone بگویید از کدام مدیر وظیفه دیجیتالی استفاده می کنید و مجوزها را اعطا کنید. اگر مدیر وظیفه دیجیتال شما یک آدرس ایمیل فوروارد دارد، از شما خواسته می شود آن را وارد کنید.

اینجا یک صفحه پشتیبانی مفید است” support.taskclone.com “Initial Setup” را انتخاب کنید و مقالات را بخوانید.

در TaskClone من چهار اتصال ایجاد کردم. شما برای هر چهار سناریویی دیدید.

صفحه پیوندهای من به این صورت است:

از بین این چهار، اتصال “RTM” تنها اتصالی بود که در پایان به “برچسب” نیاز نداشت. اگر روی پیوند “مشاهده جزئیات” برای آن کلیک کنید، در اینجا چیزی را خواهید دید:

اگر روی پیوند “مشاهده جزئیات” برای هر سه مورد دیگر کلیک کنید، این چیزی است که خواهید دید:

من امیدوارم که این نمودارها به شما در تنظیم اتصالات و نمادهای خود کمک کنند. این تنظیم یکباره فقط چند دقیقه طول می کشد.

به عنوان یک جایزه ویژه، یک ویدیو با Troy Christmas، بنیانگذار TaskClone ضبط کردم. می توانید آن مصاحبه را از اینجا تماشا کنید.

ابزار عالی است. اصل حتی بهتر است.

با خودت خوب باش وقتی یادداشت برداری می کنید، همه چیز را در یادداشت ها یادداشت کنید. اطلاعات مرجع، وظایف و تاریخ های تقویم همه در یک مکان هستند. وظایف و رویدادهای خود را در تقویم با کادر مشخص کنید. اجازه دهید TaskClone اتوماسیون را مدیریت کند. شما یک پیوند بین لیست کارهای خود و یادداشت های خود دارید. یادداشت ها، فهرست کارها و تقویم شما اکنون با یکدیگر صحبت می کنند. خیلی آسان است.

زندگی کوتاهتر از آن است و زمان گرانبها برای هدر دادن یک روز دیگر. من چندین مشتری کوچینگ را استخدام می کنم و درگیر صحبت کردن هستم. یک تماس رایگان با من برنامه ریزی کنید تا در مورد اینکه چگونه می توانیم با هم کار کنیم صحبت کنید. هر کار خوبی که انجام می دهید در بعد زمان اتفاق می افتد. من می‌توانم با کمک به شما در راه‌اندازی سیستم‌های ساده، به شما کمک کنم از زمان خود بیشترین بهره را ببرید.

هنوز برای این تعهد آماده نیستید؟ سپس لطفا به لیست ایمیل من بپیوندید. من به شما دو هدیه رایگان می دهم. اولین مورد میز شما را تمیز می کند. دوم همه چیزهایی را که باید انجام دهید در یک مکان جمع آوری می کند. به‌علاوه، هر هفته از من با ابزارها و استراتژی‌های ضروری برای آسان‌تر کردن و پربارتر کردن زندگی صحبت خواهید کرد. شما یک کلیک تا تحقق آن فاصله دارید.